Akármilyen szervezetben dolgozunk, és akármekkora csapatot vezetünk, manapság már minden vezetőnek „kötelező” az okostelefon használata. Van, aki szereti, van, aki nehezen szokja meg, azonban mindannyian profitálhatunk belőle a munkánk során; ha például a szimpla telefonálás mellett már e-mailek olvasására, esetleg internetezésre is használjuk. Vannak azonban emellett olyan alkalmazások is, melyek az utóbbi időben elsősorban a vezetők életét hivatottak megkönnyíteni különböző ötletes és innovatív funkciójukkal. Ezekből gyűjtöttünk össze egy válogatást.

Kezdjük az „alapokkal”; ha nincs nálunk toll és papír, sokszor rá vagyunk kényszerülve, hogy egy-egy rövid jegyzetet a telefonunkba mentsünk. Egy tökéletes applikáció erre az Evernote, melyben az egyszerű jegyzetek mellett akár fényképeket is készíthetünk, melyek valamilyen fontos információt tartalmaznak, később pedig a megfelelő kulcsszavakra való kereséssel egyszerűen visszakereshetőek is a bejegyzéseink. Emellett pedig, ha több eszközre is telepítjük az applikációt, jegyzeteink szinkronizálódnak.
A következő felületek valószínűleg sokak számára ismertek: a Dropbox és a OneDrive úgynevezett „felhő alkalmazások”, melyeket dokumentumok megosztására, bizonyos csoportok számára nyilvános hozzáférésre és azok szerkesztésére használhatunk. Elég csak a megfelelő linket elküldeni az illetékesnek, ahelyett, hogy például nagyobb fájlok esetén az e-mailhez rendelt csatolmánnyal bajlódnánk. Az internet hozzáférés révén laptopunkról vagy akár telefonunkról is hozzáférhetőekké válnak ezek a dokumentumok.
Amennyiben vezetőként sok időt töltünk utazással, és viszonylag keveset az irodában, nehézséget jelenthet számunkra az összes futó projektről egy-egy átfogó képet kapni; ebben segíthet a Dapulse. Ez az alkalmazás a projektek kezelésében és átlátásában nyújt segítő kezet. Különböző felületeken láthatjuk, hogy milyen csapatok dolgoznak mely feladatokon, és pontosan hol tartanak benne, valamint az úgynevezett táblákon részleteibe menően kapunk leírást a folyamatokról. Itt, a közösségi oldalak mintájára a résztvevők bejegyzéseket tehetnek közzé az aktuális állapotokról, problémákról, melyekre kommentek, üzenetek formájában lehet reagálni. Akik már használják ezt az applikációt, arról számolnak be, hogy jelentősen javította a csapatmunkát, a feladatmegosztást, és nagyban könnyítette a feladatok delegálását a vezető számára.
Bizonyára mindenkinek ismerős az alábbi telefonos szituáció:
-    Kedden 3-kor jó lenne neked a megbeszélés?
-    Nem, sajnos akkor elutazom.
-    Akkor a csütörtök reggel 9 esetleg?
-    Hm, nem vagyok benne biztos, hadd nézzem meg a naptáramat, és visszahívlak.
Ezen felesleges, időrabló beszélgetések elkerülését hivatott elősegíteni a TimeTrade alkalmazás. Ennek a fő funkciója az, hogy naptárunkhoz csatlakozva (ahova előzetesen beírtuk különböző elfoglaltságainkat) egy felületen megjeleníti a szabad időpontokat, melyek alatt elérhetőek vagyunk találkozókra, meetingekre, vagy egyéb megbeszélésekre. Ahelyett, hogy hosszasan egyeztetnünk kéne, csak egy linket küldünk e-mailen/sms-ben a másik félnek, aki a program segítségével le tud foglalni egy számára és számunkra is megfelelő időintervallumot; mely aztán a továbbiakban foglaltként fog megjelenni mások számára, ezzel megelőzve azt, hogy egy időpontra szervezzék programjainkat.
Amennyiben több emberrel szeretnénk egy közös időpontot egyeztetni, a Doodle a legalkalmasabb a feladatra. Itt szintén csupán egy linket kell elküldenünk a résztvevőknek, akik az előzetesen megadott lehetőségek közül bejelölhetik, hogy mikor érnek rá, mi pedig láthatjuk mindezt, és ez alapján kiválaszthatjuk a legmegfelelőbb opciót.

A szorosan vett munka mellett azonban más területeken is kaphatunk segítséget. Sokszor megesik, hogy akár e-mailben, akár az internetet böngészve, egy-egy érdekes cikket, bejegyzést találunk. Ekkor vagy azonnal elolvassuk, vagy elmentjük egy külön ilyen célra létrehozott mappába a levelezőrendszerünkbe (melyet aztán valószínűleg soha nem fogunk megnyitni). Azért, hogy ezek a hasznos érdekességek, anyagok ne vesszenek el, hozták létre az Instapaper alkalmazást, mely egy gombként jelenik meg böngészőnkben. Amennyiben egy érdekes cikket találunk, csupán rákattintunk a gombra, és ezt a program elmenti magának, melyet később akár tabletünkről, vagy telefonunkról is el tudunk érni. Ha pedig e-mailen érkezik, csak továbbítanunk kell a felhasználónevünkhöz generált címre a levelet, és később bejelentkezve ugyanúgy megtaláljuk az olvasnivalók között.
Mindenképpen érdemes lehet vezetőként kipróbálni egy-egy újdonságnak számító alkalmazást, hiszen hasznos trükköket kínálnak nekünk arra, hogy megfelelően rendszerezzük munkánkat, és hogy ne vesszünk el a sok teendő között.

Fekete Bernadett